Backup af mails

Blog

Mange virksomheder tror, at de har backup af mails

3. september 2018

Camilla Lindberg Nielsen

...men det har de faktisk ikke!

I hvert fald ikke, hvis de har mailservice via Office 365.

Office 365 Exchange Online har mange avancerede elementer indbygget, men backup er ikke én af dem.

En undersøgelse fra Gartner viser, at det kun er 25% af alle virksomheder med Office 365, der på nuværende tidspunkt tager backup af deres mails - og det er simpelthen for lidt.

Det kan f.eks. skyldes manglende viden om tjenesten og derfor troen på, at Office 365 allerede har indbygget denne it-sikkerhedsfunktion. Nogle tænker ligeledes ikke over nødvendigheden, når deres mails ikke længere ligger på egen server.

Med mail, som den moderne virksomheds største kommunikationsværktøj, er det dog risikabelt ikke at have sikret en backup, hvis it-sikkerheden skulle fejle pga interne eller eksterne faktorer.

Microsoft Office 365 har en omfattende sikkerhed og tårnhøj oppetid.

Så du skal ikke bekymre dig om, at tjenesten går ned og du mister alle dine mails i postkassen. Der er nemlig indbygget Disaster Recovery til dette.

Disaster Recovery er dog kun en gendannelse af hele mailserveren i tilfælde af nedbrud eller brand i ét af deres datacentre – dvs. de kan gendanne alle dine ”aktive” mails.

Hvad Microsofts sikkerhed ikke tager hensyn er den menneskelige faktor, hvor man bevidst eller ubevidst sletter en mail som virksomheden senere får brug for.

Når du sletter mails fra din postkasse, er de væk for evigt.

En slettet mail ryger automatisk i mappen ”slettet post”.

”Slettet post”-mappen i Office 365 kan godt opsættes til forskellige retention perioder – inklusiv ”skal gemmes for evigt”.

Mange medarbejdere er dog ”trænet” til at spare på pladsen i deres postkasse og sletter derfor ofte de mails, som ligger i denne mappe, for at holde lagerpladsen på et minimum.

Denne tankegang er relateret til mange virksomheders gamle mailløsning, hvor de havde deres egen Exchange server. Her kunne postkassen nemmere fyldes op – og alt afhængig af ressourcerne på serveren, kunne pladsen måske ikke udvides.

Når pladsen så var fyldt op, kunne man ikke modtage eller sende mails, før man frigav plads i postkassen – f.eks. ved at rydde op i sin ”slettet post”-mappe.

Med egen Microsoft Exchange server har de fleste virksomheder haft en ekstern backup af denne, som gav dem lov til at gendanne slettede mails, og derfor tror mange stadig, at de kan det.

Men med Office 365, kan du, uden en tredjepart backup-løsning, kun gendanne dine mails fra ”slettet post” i op til 30 dage.

Du kan miste vitale mails, som ikke kan gendannes.

It-sikkerhed-backup-mails

Nu til dags modtager vi mange vigtige data i vores indbakke. Alt fra kundemøder til ordrer og underskrevede kontrakter florerer i vores Office 365-miljø. Vi kan alle blive enige om, at data som disse kan være farlige for din virksomhed at miste.

Trods procedurer og træning af medarbejdere, vil der altid kunne ske fejl, hvor den forkerte mail bliver slettet. Ofte kan det være en fejl, som ikke bliver opdaget, før du skal bruge den pågældende mail – og så hænger du i saksen.

Med en ekstern backup-løsning vil I både være sikret mod medarbejderes hændelige uheld og hvis f.eks. en fyret medarbejder bevidst vælger at slette vigtige mails. Backup er din forsikring, hvis it-sikkerheden komprimeres.

Vi tilbyder sikker backup af dit Office 365-miljø.

Her betaler du pr. postkasse, hvor vi både tager backup af dine mails, noter og kalender. I vores løsning skal aldrig tænke på at spare på antal GB, der backes up. Datamængden er nemlig ubegrænset ligegyldigt hvad.

Dine data gemmes i 10 år på 3 georedundante Microsoft Azure Datacentre, så du er sikret i alle henseender. Løsningen egner sig nemlig både til Disaster Recovery og til at gendanne enkelte slettede mails.

Er du interesseret i at høre mere om vores backup-løsninger, så kontakt os her.

Backup af office 365 mails